Correspondentie onder controle bij de Nationale Goede Doelen Loterijen
De Nationale Postcode Loterij is de grootste goede doelen loterij van Nederland. Samen met de VriendenLoterij en de BankGiro Loterij is zij onderdeel van de overkoepelende organisatie Nationale Goede Doelen Loterijen. De helft van ieder verkocht lot is bestemd voor doeleinden van algemeen belang, te weten: ontwikkelingssamenwerking, mensenrechten, sociale cohesie én natuur en milieu. Sinds de start in 1989 hebben de 3 goede doelen loterijen ruim 4 miljard euro aan 175 goede doelen kunnen geven.
_100x66.png)
De uitdaging
Voor de afdelingen Dataservice en Ledenservice versturen de loterijen dagelijks veel verschillende brieven naar de loterijdeelnemers. Deze brieven hebben betrekking op bijvoorbeeld een wijziging in de relatie van de deelnemer met de loterij. Denk aan nieuwe deelnemers, stopzettingen, bevestigingen van een adreswijziging en aanvragen voor een reglement. Rotaform Document Services verzorgt voor de loterijen al bijna 15 jaar zowel het beheer als het printen en verzenden van deze dagelijkse correspondentie. Vanwege de grote hoeveelheid aan briefsoorten en wijzigingen hierin en de snelheid waarmee deze moesten worden doorgevoerd, ontstond de behoefte om de briefteksten vanuit de eigen locatie te kunnen beheren. De uitdaging was om op korte termijn het beheer van alle uitgaande brieven binnen de loterijen te laten plaatsvinden._115x39.png){kind=small}
De oplossing
Door de inzet van ContentMaster, een door Rotaform Document Services ontwikkelde applicatie voor documentbeheer, is het voor de medewerkers van de verschillende loterijen mogelijk gemaakt om zelf brieven aan te maken en te wijzigen volgens de huisstijl die in ContentMaster is gedefinieerd. Alle verschillende brieven kunnen vervolgens dagelijks bij Rotaform Document Services worden geprint en gecouverteerd, conform de specificaties die hiervoor in ContentMaster worden aangegeven. Het beheer is nu geheel in eigen hand, terwijl de productie wordt uitbesteed.
- Door de mogelijkheid verschillende rollen en rechten in te richten in ContentMaster, wordt er een functie-onderscheid gemaakt in het wijzigen en vrijgeven van de brieven;
- Door versiebeheer in ContentMaster is het mogelijk om wijzigingen op een gecontroleerde manier door te voeren. Aanpassingen worden onder een nieuw versienummer opgeslagen, terwijl de oude versie wordt bewaard. Hierdoor wordt hergebruik van tekstonderdelen gestimuleerd;
- Naast teksten, handtekeningen en logo’s wordt in ContentMaster ook informatie over opmaak, bijlagen, bijsluiters, variabelen en metadata beheerd. Het beheer van alle informatie rondom documentbeheer vindt in één systeem plaats.
_104x83.png)
De voordelen voor Nationale Goede Doelen Loterijen
Na de implementatie van ContentMaster zijn alle brieven gefaseerd overgegaan in eigen beheer van de loterijen. Door de verbeterde brievenprocessen kunnen de loterijen wijzigingen binnen een dag in
productie nemen; een aanzienlijke verbetering van de doorlooptijd. Hierdoor zijn de loterijen flexibeler en kan er beter worden ingespeeld op acties en veranderingen. Acties kunnen optimaal worden voorbereid, omdat per brief aangegeven kan worden wanneer deze verzonden mag worden.
Download deze case (pdf).