De implementatie
In 2003 is besloten om zo snel mogelijk van de voordelen van digitale facturering te profiteren en deze onder de naam “Mijn Factuur Online” te realiseren. De randvoorwaarden die UPC stelde maakten de uitdaging des te groter:

• Minimale wijzigingen in de bestandsaanlevering;
• De digitale factuur moest zoveel mogelijk geďntegreerd worden in de website van UPC;
• Een optimaal beveiligingsniveau.

De implementatie van Mijn Factuur Online heeft vijf maanden in beslag genomen. Dit was mogelijk doordat een groot deel van de technische implementatiewerkzaamheden bij Rotaform  Document Services werd uitbesteed. UPC kon hierdoor de focus leggen op de voorbereiding van de interne organisatie (klantenservice, administratieve processen en communicatie).

Het proces
Het printen van de facturen was reeds ondergebracht bij Rotaform Document Services. Vanwege de tijdsdruk en het kostenaspect is gekozen om ook de realisatie van de digitale factuur bij Rotaform Document Services neer te leggen. De oplossing van Rotaform Document Services bestond uit het Electronic Bill Presentment en Payment (EBPP) principe, waarbij de factuur via het internet bekeken en betaald kan worden.

De gegevens voor de digitale factuur worden door Rotaform Document Services rechtstreeks uit de printbestanden geëxtraheerd. De facturen worden vervolgens in een beveiligde internetomgeving geplaatst. De UPC-abonnees ontvangen een e-mail notificatie, waarin wordt aangekondigd dat een nieuwe factuur is klaargezet. Via een hyperlink in de e-mail komt men via een inlogscherm bij de factuur terecht en kan de factuur bekeken en betaald worden. Hierbij kan de klant kiezen uit twee verschillende manieren van betalen: automatische incasso en online accorderen (acceptgiro).
Het aanmaken en hosten van de facturen, de afhandeling van de betaalopdacht, de beveiliging en het versturen van de notificatie e-mail wordt verzorgd door Rotaform Document Services.

Het resultaat
Sinds het in gebruik nemen van Mijn Factuur Online door UPC zijn de volgende resultaten behaald:

• Besparing in print- en portokosten;
• Meer service voor de abonnee: gemak met betrekking tot bekijken en betalen;
• Doorlooptijd is versneld: de factuur is 3 dagen eerder bij de abonnee en kan daardoor eerder worden betaald;
• Telefoonverkeer in de call centers is verminderd;
• Meer invloed op het verzendmoment van facturen;
• Milieuvriendelijk imago.

Download deze case (pdf).