Elektronisch factureren voor SITA
SITA is specialist in betrouwbaar en duurzaam afvalmanagement. Zowel in Europa als wereldwijd behoort SITA tot de top 3. In Nederland maken zo’n 70.000 bedrijven gebruik van de dienstverlening van SITA. Daarnaast verzorgt SITA de inzameling van het huishoudelijk afval voor bijna vier miljoen inwoners. SITA verzamelt en verwerkt het afval op diverse plekken in Nederland.
De uitdaging
Rotaform Document Services verstuurt maandelijks circa 60.000 facturen en 20.000 aanmaningen voor SITA per post. SITA wil haar klanten de mogelijkheid bieden om elektronische facturen te ontvangen en te betalen met als doel een betere service voor haar klanten en kostenbesparing. Daarnaast heeft SITA onlangs een webshop gelanceerd.
Elektronisch factureren past uitstekend bij deze vorm van dienstverlening. Tenslotte sluit elektronisch factureren ook aan bij het milieuvriendelijke imago van SITA.
De oplossing
In 2009 heeft SITA besloten om Farao in te zetten voor elektronisch factureren. Farao is het platform van Rotaform Document Services voor het elektronisch factureren en presenteren van documenten. Farao is modulair opgebouwd en kan zowel voor inkomende als uitgaande documenten worden gebruikt. Rotaform Document Services is als Billing Service Provider aangesloten bij de Digitale Nota.
De facturen en aanmaningen van SITA worden in een beveiligde internetomgeving in de look & feel van SITA geplaatst. De klanten van SITA ontvangen een notificatie e-mail, waarin wordt aangekondigd dat er een factuur op de website van SITA klaarstaat. Na te hebben ingelogd, heeft de klant van SITA toegang tot de factuurgegevens- en specificaties. De niet-automatische incassobetalers hebben in de factuur de mogelijkheid om te betalen middels een éénmalige machtiging, waarbij de ontvanger van de factuur een definitief akkoord geeft voor het incasseren van het factuurbedrag. Ook bestaat de mogelijkheid om de factuur in de internetbankieromgeving van Rabobank, ABN AMRO of ING te ontvangen en te betalen. Facturen en aanmaningen van SITA zijn 6 maanden zichtbaar en kunnen gedownload worden in o.a. PDF-, XML- of CSV-formaat.
Reacties, vragen of klachten naar aanleiding van de factuur kunnen online door klanten worden ingediend middels de Farao dispuutmodule, zodat deze direct op de juiste afdeling van SITA binnenkomen. Hierdoor worden ze in een vroegtijdig stadium zichtbaar en afgehandeld, zodat de klant nog binnen de betaaltermijn tot betaling kan overgaan.
Middels de marketingmodule in Farao kan er specifieke informatie en boodschappen aan de facturen worden toegevoegd. Tevens kunnen klanten van SITA aan medewerkers bepaalde rollen en rechten, zoals administrator, manager, user of gast toekennen ten behoeve van controle en vrijgave.
De voordelen
Sinds de ingebruikname van Farao heeft SITA onderstaande resultaten behaald:
- Lagere print-, mail- en portokosten;
- Snellere bezorging van facturen en aanmaningen bij de ontvanger;
- Betere service voor de klanten van SITA;
- Minder telefoonverkeer naar aanleiding van de facturen en aanmaningen;
- Versterking van milieuvriendelijk imago.
Download deze case (pdf).