Archiveren
Rotaform Document Services kan voor u een digitaal archief inrichten. Hierin worden uw documenten centraal en elektronisch opgeslagen. Via de klantlogin op deze website kunt u op elk gewenst moment uw archief raadplegen.
Het archief is zodanig beveiligd dat deze alleen toegankelijk is voor medewerkers die daartoe gemachtigd zijn. Uw documenten zijn beveiligd door een authenticatieprocedure. Uw medewerkers hebben alleen toegang tot het archief door middel van het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord. Wij verifiëren dit in combinatie met een controle op het IP-adres.
Het is ook mogelijk om authorisatie toe te passen op basis van de gebruikersnaam. Hierdoor is het mogelijk dat uw medewerkers uitsluitend toegang hebben tot de voor hen van toepassing zijnde documenten.
Alle dataverbindingen en websites waarvan wij gebruik maken zijn beveiligd door middel van firewalls en geavanceerde versleuteltechnieken (SSL).
De applicatie is zeer gebruikersvriendelijk. Via een zoekscherm kan naar documenten worden gezocht met behulp van een aantal zoekcriteria die wij in onderling overleg kunnen vaststellen. Er kan op meerdere zoeksleutels tegelijk geselecteerd worden.
Documenten blijven tijdens een met elkaar afgesproken tijdsbestek on line beschikbaar.
Na deze periode worden afspraken gemaakt over het opslagmedium en de beschikbaarheidstermijn. Ook is het mogelijk na de bepaalde termijn de documenten op CD-rom of DVD aan te leveren. Het digitaal archief is door Rotaform Document Services in eigen beheer ontwikkeld.
