Mailroom
Ondanks een enorme toevloed van e-mailverkeer en andere directe communicatievormen via het internet wordt door bedrijven dagelijks nog steeds een grote hoeveelheid fysieke post ontvangen.
Organisaties die intensief communiceren met hun klanten zoals aanbieders van telecomdiensten en verzekeringsmaatschappijen verwerken vooral veel z.g. transactiepost. Post waarop een actie dient te volgen. In hoofdlijnen is transactiepost onder te verdelen in:
- post van klanten waarop schriftelijk of mondeling gereageerd moet worden;
- post waarvan informatie moet worden ontsloten ten behoeve van het bedrijfsinformatiesysteem.
In de postkamer wordt de post geopend, gesorteerd en zorgt men voor de distributie van de documenten. Vervolgens zorgen medewerkers voor de afhandeling naar klanten en het bedrijfsinformatiesysteem.
Door het vereiste hoge serviceniveau in de slag om de klant staat de omslachtige afhandeling op basis van fysieke documenten onder druk. Flexibiliteit bij de afhandeling is een vereiste.
Rotaform Document Services verzorgt voor organisaties de digitalisering en indexering van inkomende poststukken.
Met behulp van moderne scanners en software zorgen wij voor het herkennen en classificeren van de documenten en het verzamelen van gegevens. Wat volgt is levering van gedigitaliseerde documenten inclusief voorbewerkte indexbestanden en bestanden van documenten die automatisch in het bedrijfsinformatiesysteem geupload kunnen worden.
De gedigitaliseerde documenten kunnen eventueel door Rotaform Document Services gearchiveerd worden. Dit digitale archief kan via het internet door geautoriseerde medewerkers van uw organisatie geraadpleegd worden.
Door digitalisering van de poststukken worden de volgende voordelen bewerkstelligd:
- een efficiëntere distributie is mogelijk;
- een digitaal document kan op meerdere plaatsen tegelijkertijd geraadpleegd worden;
- de workload is snel en flexibel her te verdelen (niet plaatsgebonden);
- een snellere afhandeling, de nodige gegevens zijn al ingevoerd;
- veiliger door back-ups, er raakt geen post zoek;
- een ruimteverslindend papieren archief is overbodig;
- kostenbesparing: meer werk met minder mensen.
