Elektronisch factureren en presenteren
Elektronisch factureren en presenteren is het beschikbaar stellen van facturen en andere documenten via het internet. Aan de ontvanger van een factuur wordt de mogelijkheid geboden om de factuur op te vragen, te bekijken en eventueel te betalen. Naast facturen kunnen ook polissen, pensioenoverzichten, contracten en andere soorten documenten worden gepresenteerd.
Farao
Het platform dat Rotaform Document Services hiervoor heeft ontwikkeld is Farao. Dit platform is het resultaat van onze zeer ruime ervaring in het verzenden van zowel fysieke als digitale documenten. Farao is zowel geschikt voor de business-to-business als de business-to-consumer markt. Het is een modulair pakket, waarbij u de modules kiest die bij uw organisatie en wensen passen. Farao ondersteunt met betrekking tot factureren verschillende mogelijkheden: E-factureren en Via Mijn Bank.
Rotaform Document Services is founding partner van Platform Elfa en is in het bezit van het Keurmerk E-factureren.
|
|
E-factureren
E-factureren of E-billing is het digitaal presenteren en betalen van facturen via uw eigen webportal. Deze oplossing maakt het mogelijk dat facturen op uw website in uw huisstijl in een ‘mijn omgeving’ door ons gehost worden. Een bestaande ‘mijn omgeving’ kan door middel van single sign on eenvoudig gekoppeld worden aan Farao. Zodra een factuur geplaatst is in de ‘mijn omgeving’ ontvangt uw klant een notificatie (e-mail/sms). Uw klant logt in op ‘mijn omgeving’ en kan de factuur inzien en indien van toepassing de betaalopdracht geven. Het document kan desgewenst worden voorzien van een digitale handtekening om de integriteit en authenticiteit te waarborgen.
Via Mijn Bank
Digitale Nota is een gezamenlijk initiatief van Rabobank, ABN AMRO en ING om consumenten in hun vertrouwde internetbankieromgeving facturen te kunnen presenteren. De consument selecteert zelf de organisaties van wie hij de facturen op deze wijze wenst te ontvangen. Zodra de klant een factuur heeft ontvangen van een geselecteerde organisatie, kan deze de betaalopdracht snel en eenvoudig uitvoeren zonder gegevens over te hoeven nemen. De notaverzenders kunnen zich voor deze wijze van factureren aanmelden bij een Biller Service Provider (BSP). Rotaform Document Services is Biller Service Provider en zorgt ervoor dat de factuur op de juiste wijze in de bankomgeving van uw klant wordt geplaatst. Een digitale nota kan vergezeld gaan van andere informatie, zoals een acceptgiro, salarisstrook of specificatie.
Wat zijn de voordelen voor uw klant als ontvanger?
- Altijd en overal toegang tot de factuurgegevens;
- Veilig en makkelijk betalen in een vertrouwde omgeving;
- Geen factuurgegevens meer overtypen;
- Beter overzicht van betaalde en openstaande facturen;
- Mogelijkheid om de factuur te analyseren;
- Documenten kunnen gearchiveerd en doorgestuurd worden;
- Nota’s kunnen niet meer wegraken;
- Gebruiksvriendelijk door het gebruik van FAQ’s;
- Factuurgegevens kunnen in het geval van business-to-business geïmporteerd worden in een boekhoudpakket (ASCII, XML, Excel).
Wat zijn de voordelen voor u als verzender?
- Daling van de verzend- en verwerkingskosten;
- De factuur is eerder bij de klant;
- Snellere factuurbetaling;
- Daling van de kosten voor telefonische afhandeling van vragen;
- Geen foutieve of onduidelijke betalingen meer;
- Meer traffic op uw website;
- De factuur kan als marketinginstrument (transpromo) ingezet worden;
- Klantspecifieke informatie kan toegevoegd worden.
AcceptEmail
AcceptEmail is een manier van rekeningen en betaalverzoeken versturen, namelijk via e-mail. Het combineert het veelgebruikte e-mail met de snelheid en het gebruiksgemak van beveiligd internetbetalen.
Een AcceptEmail wordt aangeboden in de mailbox van uw klant. Uw klant kan middel van iDEAL in enkele kliks een betaling doen zonder dat het bedrag, rekeningnummer of betalingskenmerk overgetypt hoeft te worden. AcceptEmail geeft altijd de actuele betaalstatus van de factuur weer in de verzonden e-mail. De originele e-mail (blauw) verandert, in kleur en tekst, van status wanneer hij betaald is (groen) en vervalt (rood). Als de uiterste betaaldatum verstreken is, wordt de iDEAL betaalbutton in de originele e-mail niet meer getoond, zodat u een nieuwe herinnering/aanmaning kan sturen met eventueel een administratieve verhoging. AcceptEmail maakt gebruik van de kracht van e-mail en de snelheid en eenvoud van internetbankieren. Betalen was nog nooit zo makkelijk!
AcceptEmail wordt gebruikt voor diverse toepassingen. Zo kan er een AcceptEmail verstuurd worden bij een initiële factuur, herinnering, aanmaning, incassostorno, betalingsregeling of verzamelnota. U kunt aan uw de AcceptEmail een originele PDF-factuur toevoegen.
AcceptEmail is op vele manieren inzetbaar en vergt in principe geen investeringen in extra hardware omdat de applicatie volledig webbased is (SaaS). Hierdoor heeft u geen onderhouds- en beheerskosten en kunt u binnen korte tijd met AcceptEmail aan de slag! Door de open structuur maakt u gebruik van een veelheid aan rapportagemogelijkheden. Voortaan heeft u inzicht in de verzonden facturen en kunt u real time volgen hoeveel ontvangers hebben ontvangen, geopend, doorgeklikt en natuurlijk betaald! Vraag uw Customer Service Manager naar de mogelijkheden.
Wat zijn de voordelen voor u als verzender?
- Door de koppeling met internet betaal-applicaties weet u direct of betaling door uw klant is geslaagd.
- Voorkomt administratieve fouten. Door slimme koppelingen zijn de relevante betaalgegevens automatisch bij de bank ingevuld.
- Nu via iDEAL al ondersteund door praktisch alle Nederlandse Banken.
- Aanzienlijk goedkoper dan factureren op basis van traditionele methodes.
Klik hier voor een AcceptEmail-demo.
Voldoende redenen om eens echt stil te staan bij elektronisch factureren!
